MAIL PRIVACY

Mail privacy: attenzione con i vostri dipendenti

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Con la legge sulla privacy le mail dei vostri dipendenti non potete leggerle. Ma c'è di più. In caso di controversia potete rischiare sanzioni pesanti se non avete un sistema che protocolli le mail inviate e ricevute dalla vostra azienda. Ma come ci si mette in regola? C'è uno strumento ad hoc

Se il rapporto di fiducia con un vostro dipendente si è incrinato bisogna evitare passi affrettati. Avete la tentazione di leggere la posta elettronica del vostro personale? Attenzione alla legge sulla privacy ed ai diritti del lavoratore. L'imprenditore non è completamente disarmato ma deve fare le cose secondo la legge oppure rischia di passare dalla ragione al torto.
Per potere licenziare un dipendente, quando manca la fiducia occorre essere consapevoli che nella maggior parte dei casi si andrà di fronte al giudice. State pur certi che la vostra semplice testimonianza non basterà: occorre portare le prove del comportamento scorretto del lavoratore.
Spesso quando le situazioni iniziano a precipitare ed entrambe le parti decidono di separarsi il rapporto diventa una partita a scacchi in cui è fondamentale non sbagliare la propria mossa. Il datore di lavoro deve districarsi tra regolamenti sindacali e leggi di tutela della privacy mantenendo al sicuro i propri interessi. Sbagliare la procedura può portare infatti danni irreparabili. Ad esempio, se pensiamo che un nostro dipendente utilizzi gran parte del suo tempo lavorativo per chattare o per inviare email spiritose agli amici, come fare a dimostrarlo? Non tutti sanno che una comunicazione chiara da parte della proprietà (ad esempio affissa in bacheca) che asserisca che le email possono venire lette dai responsabili consente di affrontare il problema. Meglio comunque non arrivare davanti al giudice, usando gli opportuni strumenti di deterrenza, oppure arrivarci preparati. A questo scopo può essere utile utilizzare degli strumenti pensati apposta per controllare i documenti informatici assegnando un protocollo a tutte le comunicazioni che entrano ed escono dall'azienda e registrandole in un apposito archivio sicuro. L'uso di questi strumenti inoltre ci mette in regola con la legge. Il legislatore infatti nell'interesse delle aziende ha dichiarato che il documento informatico è in tutto e per tutto equiparabile al documento cartaceo. In questo caso tutte le email aziendali, sono equivalenti a raccomandate con ricevuta di ritorno, stampate su carta intestata dell'azienda. Anche se c'è scritto “cara butta la pasta”.
Non tutti i messaggi dei propri dipendenti sono però così innocui, si va dalla semplice perdita di tempo fino al vero e proprio rischio di insider trading.
Come fare senza essere accusati di spiare la posta elettronica dei propri dipendenti?
E come fare senza spendere un capitale in tecnici informatici o in società di consulenza? La soluzione esiste e consiste in un semplice apparecchio che si mette tra la presa internet e il server che, senza bisogno di configurazione e senza interagire con la rete già esistente fa il suo lavoro: risolve il problema.
Nel pieno rispetto delle regole della privacy che prevedono i modi e le forme con cui il datore di lavoro o il personale della sicurezza può accedere ai contenuti delle email del personale.

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